Erik Borglund

Ett föredrag – föreläsning om dokumentation under kris

På måndag eller tisdag kommer information om FODI’s kommande webinars under vecka 19-20. Den 4/5 09.00-10.30 kommer jag att prata om “Record-making in situation rooms” – dokument & informationshantering under pågående kris. Temat på föredraget kommer vara dokumentation, dokumenthantering informationsdelning och arbete med att skapa en lägesbild under arbete i krisstab eller liknande temporal organisering. Fokus kommer vara på varför dokumentation är en viktig process för lärande under och efter en kris.

Vad gör då att en professor i arkiv ägnar sig åt krishantering? Många av er som läser detta vet att jag har nästan 20 års erfarenhet från polisen där jag under 7år arbetade vid den nationella insatsstyrkan. En enhet inom den svenska polisen som skulle och skall vara den yttersta resursen för att hantera särskilda händelser av olika slag. Det latinska valspråket är “Att kunna innan det händer, att våga när det händer” signalerar ett starkt intresse att lära sig hur och vad man behöver göra för att kunna klara av olika situationer på bästa sätt.

När jag väl hamnade inom forskningens värld så kunde jag inte släppa polisens arbete, och inte heller hur polisen arbetar under kris. Under hela min forskarutbildning så ägnade jag mig åt studier för att förstå hur svensk polis använde sig av verksamhetsinformation (handlingar eller records beroende på vad du nu benämner det) i sitt arbete. En tydlig bild trädde fram där verksamhetsinformation i mycket hög grad användes av poliser. Det var en användning som inkluderade enskilda poliser som ville förstå vad som skett medan de var lediga till underlag för taktiska beslut. Verksamhetsinformationen utgjorde och utgör en källa för kunskap och lärande i det direkta polisarbetet. 2009 fick jag möjligheten att lyssna på ett föredrag av Havidan Rodriguez, då arbetande på University of Delaware, som var på besök hos vad som kom att bli RCR vid Mittuniversitet. Havidan Rodriguez berättade att han gjort en innehålls och textanalys av “lessons learned” från 9/11 och Katrina (orkanen från 2005). Havidan Rodriguez och dennes forskarkollegor hade konstaterat att 80% av “lessons learned” var identiska och enbart 20% var knutna till katastrofens art, dvs en terror-attack och en naturkatastrof. Jag insåg då att de dokument och den verksamhetsinformation som finns måste börja bli användbar och nyttig. Vi måste börja lära oss av vår historia och inte bara producera erfarenheter som aldrig blir annat än just erfarenheter.

Från att tidigare fokuserat på enskilda polisers arbete, så ändrade jag helt fokus och tittade enbart på polisernas arbete under särskild händelse. En särskild händelse är på vanlig svenska en kris som måste hanteras på särskilt sätt. Så sedan 2009 har jag studerat stabsarbete, och den informationshantering som sker där. Jag har fått möjlighet att gå flera utbildningar inom polisen och även medverka i framtagandet av vad som MSB kallar gemensamma grunder. Det sista är den metodik som idag anammas av hela det svenska krisberedskapssystemet på lokal till nationell nivå. Jag har fått förmånen att göra flera uppdrag åt MSB och andra myndigheter kring krishantering, arbete med lägesbild och informationsdelning. Allt arbete har resulterat i att på ett annat sätt skapa en förståelse för de utmaningar som finns kring dokumenthantering under kriser. Varför är det viktigt och vad är nyttan med att försöka få till en struktur kring detta? Nu skall jag inte “spoila” det jag avser fokusera på den 4/5. Men det är ett exempel på hur modern dokumenthantering, vilket ofta är arkivariens uppdrag, kan spela en enorm roll i hur vi klarar att hantera kriser idag och i morgon.

Under den pågående krisen kring Corona så är det återigen ytterst påtagligt hur viktigt det är att dokumentera. Vi kan skratta åt dokumentation men i spåren av New Public Management kanske vi har haft ett för stort fokus på att dokumentera för dokumentationens eget syfte, men när det gäller kriser handlar dokumentationen om vår möjlighet att kunna lära av våra misstag i en framtid. Det som skiljer dokumentation som sker under kriser åt från den dokumentation du finner i “lessons learned” är huvudsakligen att den ena beskriver vad man alldeles nyss gjort, och den andra vad man kommer ihåg man gjort. Tyvärr är det väldigt vanligt under analyser och utvärderingar efter stora kriser att man finner att dokumentationen som skett är begränsad och därmed blir utvärderingen till stor del grundad på minnen från personer som varit med. Dessa minnen kan vara helt korrekta men den sanna dynamiker lär man inte fånga. Därför är dokumenthantering under en kris en nödvändighet för att förstå vad som verkligen hände och här har vi en stor utmaning. Mycket av detta kommer föredraget den 4/5 att handla om.

På måndag eller tisdag kommer mer utförlig information om hur du kan följa föredraget. Jag hoppas du blir intresserad av att komma och lyssna.

 

http://erikborglund.wordpress.com