Erik Borglund

Oroande i dessa tider

Jag finner på SVT.se denna artikel som belyser den nu pågående diskussionen kring skyddsutrustning för vårdanställda. Men jag är inte intresserad av själva sakfrågan utan mer vill belysa och diskutera att man raderar från diariet.

Det som rör registrering av allmänna handlingar styrs och regleras i 5kap OSL (Offentlighet och Sekretesslagen). Där framgår det i 1§ följande:

1§ Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet, om inte annat följer av andra-fjärde styckena.

Om en myndighet hos en annan myndighet har elektronisk tillgång till en upptagning för automatiserad behandling som är en allmän handling ska handlingen registreras endast av den myndighet som gjort upptagningen tillgänglig för den andra myndigheten.

Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras omde hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats.

Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad.

Det innebär att om artikeln från SVT stämmer så har det upprättats en analys. Denna analys är troligt att anse utgöra en allmän handling och därför skall man följa regler i OSL 5kap 1§. Det finns såklart undantag om analysen kan ses som en allmän handling. Bland annat handlar det om analysen är expedierad eller färdigställd på annat sätt. OM analysen varit diarieförd så kan man anta att Arbetsmiljöverket ansåg den vara expedierad och/eller färdigställd på annat sätt genom att den registrerades i diariet och borde därför Mao vara en allmän handling.

Enligt artikeln har handlingen tagits bort från diariet och bakats in i en mer omfattande text. Jag kan se det som två saker. Dels handlar det om att Arbetsmiljöverket ser handlingen som inte sekretessklassad och då får den hållas ordnad på annat sätt om den ändå går att få tag i. Men! i SVTs artikel går det att tolka som att handlingen inte längre finns. Grunden är att allmänna handlingar skall bevaras, men de får gallras. Gallring får enbart ske efter ett beslut. Om jag utgår från att det som i artikeln är sant så kan man tolka att analysen raderats dvs den har gallrats. Vid gallring skall beslut finnas om detta.

Egentligen är denna text inte ett försök att analysera eller kritisera Arbetsmiljöverket. Jag vet inte vad som är sant eller vad som är misstolkat av SVTs journalister. MEN! Det intressanta är däremot vikten av att registratur, arkiv, dokumentation sker korrekt och följer de regler som gäller. En av de kvalitetskriterier som finns på arkiv handlar om ansvarsspårbarhet, dvs accountability. Allmänna handlingar utgör bevis över aktiviteter som skett i det offentliga och därmed kan de utgöra bevis över vem som gjort vad och vilka beslut som tagits. Nödvändig information för att just kunna finna vem som var ansvarig. Rätten att ta del av allmänna handlingar är viktigt för demokratin där envar kan ta del av vad som skett hos myndigheter. Rätten utnyttjas självklart av journalister. Min egen erfarenhet är väl att om journalister finner misstanke om att en myndighet försöker mörka sitt eget agerande genom exempelvis att radera allmänna handlingar, eller låta dem försvinna, så blir journalisterna snarare mer energiska i sitt grävande.

Vi får hoppas att det inte är så illa som artikeln  gör gällande, men om det är så är det tyvärr inte första gången myndigheter brister i sina åtaganden kring hantering av allmänna handlingar.

http://erikborglund.wordpress.com