Erik Borglund

Det har aldrig varit viktigare med TF

I den pågående pandemin så ser jag i media med regelbundenhet hur olika myndigheter tänjer på hur vår grundlag (TF) skall tillämpas och vad som gäller kring hantering av allmänna handlingar utifrån både OSL (offentlighet och sekretesslagen) samt AL(arkivlagen). Det senaste märkliga kommer från Folkhälsomyndigheten som plötsligt kommit på att de handlingar (namngivna som minnesanteckningar) som skapats under en viss typ av möten var att anse vara allmänna handlingar fram till och med den 17 mars 2020. Efter denna dag var då inte minnesanteckningarna längre att anse vara allmänna handlingar. Man menar att de inte är expedierade och därmed inte behöver lämnas ut. Detta kommer säkert prövas juridiskt men det är ett bra bevis för hur det inte skall gå till i offentlig verksamhet.

De möten som i SR hänvisar till verkar ju vara en typ av möten som skett regelbundet och man troligtvis förde anteckningar från dessa möten långt före Corona-pandemin. Dvs i proaktiv anda hade man alltså definierat handlingen som allmän och man kanske till och med registrerade den, kanske finns den i FHMs dokumenthanteringsplan/arkivförteckning? MEN när då sen trycket från media blir så starkt så bestämmer man plötsligt att det inte längre är en allmän handling, eftersom de då inte har expedierats. Det sista har de förvisso stöd enligt TF 2kap 12§ :

“Minnesanteckning, utkast och koncept

12 §  En minnesanteckning som har gjorts hos en myndighet och som inte har expedierats ska inte heller efter den tidpunkt då den enligt 10 § är att anse som upprättad anses som allmän handling hos myndigheten. Minnesanteckningen anses dock som upprättad om den har tagits om hand för arkivering. Med minnesanteckning avses promemorior och andra uppteckningar eller upptagningar som har kommit till endast för föredragning eller beredning av ett ärende, dock inte till den del de har tillfört ärendet någon sakuppgift.

Utkast eller koncept till en myndighets beslut eller skrivelse och andra därmed jämställda handlingar som inte har expedierats anses inte som allmänna. Handlingen anses dock vara allmän om den tas om hand för arkivering. Lag (2018:1801).

Då vi har myndigheter som agerar på detta sätt urholkar en viktig del av vår offentlighet nämligen tilliten. Tillit kan såklart problematiseras och utvecklas på många sätt, men i detta fall handlar det om tillit till att en myndighet skall kunna granskas och utvärderas. Oavsett om FHM juridiskt har rätt i att de minnesanteckningar som förs under vissa möten inte är att anse vara allmänna enligt TF 2kap 12§ så blir det märkligt när de mitt under en pågående pandemi kommer på detta. Tilliten får sig en törn och kanske behöver vi en än mer öppenhet under svåra tider?

För några veckor sedan var det andra statliga myndigheter som var i blåsväder kring hantering av epost som var raderade med konstiga hänvisningar till lagstiftning.

Låt mig reflektera lite… FHM är ju en av de mest granskade, både hyllad och kritiserad, myndigheterna under pågående pandemi. Vi kan rimligt anta att deras agerande kommer att nagelfaras av minst en statlig kommission i efterhand. Vi får anta att FHM anser att de fattar korrekta beslut utifrån aktuell lägesbild (urval av särskilt viktig information) och att besluten också kan förändras över tid beroende på lägesbildens förändring. Om man då i efterhand vill kunna svara upp emot sina beslut, dvs vara accountable för sina handlingar bör man kunna visa på vad hade man för underlag för sina beslut. Under utvärderingarna av skogsbränderna så var en av kritiken att det saknades mycket dokumentation för att förstå vissa beslut. Dvs istället för att försöka förvandla minnesanteckningar till ngt som inte blir allmänna handlingar så borde vägen vara tvärt om. Se till att all information som ligger till grund för olika beslut expedieras och därmed hamnar i arkivet. För finns de i arkivet så är de implicit bevis över sådant som har hänt och kan i efterhand bistå i att visa relation mellan beslut och underlag till beslut.

“If an item does not appear in our records it does not exist

Det är svårt att påstå att man agerat korrekt om man i efterhand inte kan påvisa det underlag man handlade utifrån. Därför är det som SR lyfter kring FHM tämligen anmärkningsvärt. Men som sagt… Vi lär få ta del av vad juridiken säger så småningom.

http://erikborglund.wordpress.com